Một văn phòng dịch vụ kế toán thường bắt đầu quan hệ với khách hàng mới bằng vài việc rất “ngoài sổ sách”: tư vấn loại hình doanh nghiệp, gom giấy tờ pháp lý, nhắc khách bổ sung thông tin, in hồ sơ, nộp hồ sơ và theo dõi đến khi có kết quả đăng ký. Nếu làm tốt, đây là điểm chạm đầu tiên giúp khách tin tưởng trước khi chuyển sang dịch vụ kế toán định kỳ.
Trong Tallo Taka, năng lực này không nằm chung với màn hình khách hàng thông thường. Module riêng là Thành lập doanh nghiệp tại route business-founded, tổ chức hồ sơ theo Kanban để đội dịch vụ nhìn được từng hồ sơ đang kẹt ở bước nào.
Vấn đề thực tế: hồ sơ thành lập dễ rối vì nhiều bước nhỏ
Với khách mới mở công ty, sai sót thường đến từ các chi tiết nhỏ: thiếu thông tin người đại diện, chưa chốt loại hình, chưa đủ dữ liệu thành viên hoặc chủ sở hữu, chưa kiểm tra hồ sơ trước khi in, hoặc hồ sơ đã nộp nhưng chưa có người theo dõi kết quả. Nếu mọi thứ nằm trong Zalo, Excel và file mẫu rời rạc, trưởng nhóm rất khó biết hồ sơ nào cần nhắc khách, hồ sơ nào cần kiểm tra, hồ sơ nào đã nộp và hồ sơ nào đã hoàn thành.
Với công ty dịch vụ kế toán, đây không chỉ là việc pháp lý ban đầu. Thành lập doanh nghiệp thường là dịch vụ mở rộng để đưa khách vào hợp đồng kế toán, kỳ kê khai, hóa đơn và công nợ định kỳ. Nếu giai đoạn đầu không được chuẩn hóa, đội kế toán sau đó phải hỏi lại thông tin đã từng thu thập, còn chủ dịch vụ khó đo năng suất từng nhân viên.
Tallo Taka giải quyết như thế nào: Kanban hóa từng hồ sơ thành lập
Module Thành lập doanh nghiệp trong Tallo Taka dùng bốn trạng thái vận hành chính: Bổ sung thông tin, Xác nhận thông tin, Đăng ký và Hoàn thành. Đây là cách rất gần với thực tế văn phòng dịch vụ: trước hết khách cần cung cấp đủ dữ liệu; sau đó nhân viên kiểm tra, in hoặc chuẩn bị hồ sơ; tiếp theo là nộp và chờ kết quả; cuối cùng là xác nhận hoàn thành để bàn giao sang các dịch vụ sau.
Mỗi thẻ hồ sơ đại diện cho một khách hàng hoặc một yêu cầu thành lập cụ thể. Nhân viên có thể mở chi tiết, xem người phụ trách, gắn nhãn, theo dõi công việc và thực hiện hành động phù hợp với trạng thái hiện tại thay vì quản lý bằng nhiều file mẫu rời rạc.
Từ bổ sung thông tin đến in và nộp hồ sơ
Ở trạng thái Bổ sung thông tin, hệ thống hỗ trợ tạo đường dẫn để khách cung cấp dữ liệu. Khi dữ liệu đã đủ, hồ sơ chuyển sang bước Xác nhận thông tin để nhân viên rà lại trước khi in hoặc nộp. Nếu phát hiện thiếu dữ liệu, hồ sơ có thể được lấy lại thông tin cần bổ sung thay vì âm thầm treo trong tin nhắn.
Tại bước Xác nhận thông tin, các hành động nghiệp vụ trở nên rõ ràng hơn: in hồ sơ, nộp hồ sơ, hoặc trả lại để khách bổ sung. Sau khi đã nộp, hồ sơ nằm ở cột Đăng ký để theo dõi kết quả. Khi có kết quả thành công, nhân viên xác nhận hoàn thành và chuẩn bị bàn giao sang kế toán định kỳ.
Phần chi tiết hồ sơ cho thấy cách Tallo Taka gom dữ liệu quanh một hồ sơ cụ thể. Các tab như Chung, Công việc, Công ty, Thành viên hoặc Thành viên, cổ đông, và Hồ sơ nộp Sở KHĐT giúp nhân viên không phải mở nhiều file rời rạc. Với hồ sơ công ty TNHH một thành viên, đội dịch vụ có thể tập trung vào thông tin công ty, chủ sở hữu hoặc người đại diện, dữ liệu liên hệ, công việc cần làm và bộ hồ sơ cần nộp.
Lợi ích thực tế: giảm sót việc và bàn giao gọn sang kế toán
Lợi ích đầu tiên là giảm sót việc. Khi hồ sơ đi qua các cột Bổ sung thông tin, Xác nhận thông tin, Đăng ký và Hoàn thành, văn phòng dễ phát hiện việc còn thiếu trước khi in hoặc nộp hồ sơ. Lợi ích thứ hai là dễ kiểm soát tiến độ: chủ văn phòng không cần hỏi từng nhân viên “hồ sơ này tới đâu rồi?”, mà nhìn ngay trên Kanban để biết hồ sơ đang ở bước nào.
Lợi ích thứ ba là tăng năng suất. Nhân viên mới có thể bám theo luồng xử lý, không phải học bằng cách hỏi từng người. Nhân viên cũ giảm thời gian kiểm tra lại vì hồ sơ nào cũng đi qua một cấu trúc tương tự. Lợi ích thứ tư là quản lý công nợ và dịch vụ sau thành lập tốt hơn, vì trạng thái hoàn thành không phải là điểm kết thúc, mà là điểm bàn giao sang kế toán định kỳ.
Ví dụ ứng dụng: hồ sơ công ty TNHH một thành viên
Giả sử Công ty An Phát liên hệ văn phòng để thành lập công ty TNHH một thành viên. Nhân viên Lan tạo hồ sơ trên Tallo Taka và đặt ở cột Bổ sung thông tin. Lan gửi đường dẫn để khách cung cấp thông tin người đại diện, địa chỉ trụ sở, vốn điều lệ, ngành nghề và dữ liệu liên hệ.
Khi khách đã gửi đủ, Lan chuyển hồ sơ sang Xác nhận thông tin. Trưởng nhóm kiểm tra lại các thông tin quan trọng, giao công việc còn thiếu và cho phép in hồ sơ. Khi hồ sơ đã nộp, thẻ được chuyển sang Đăng ký để theo dõi kết quả. Sau khi đăng ký thành công, hồ sơ vào Hoàn thành và được bàn giao sang đội kế toán để mở hợp đồng định kỳ, thiết lập kỳ kê khai và theo dõi công nợ tháng đầu.
Checklist áp dụng ngay
Văn phòng nên chuẩn hóa ít nhất bốn điểm: ai chịu trách nhiệm bổ sung thông tin, tiêu chí nào để chuyển sang xác nhận, hồ sơ nào được phép in/nộp, và khi nào được xem là hoàn thành để bàn giao sang kế toán. Với từng loại hình như công ty TNHH một thành viên, công ty TNHH hai thành viên trở lên, công ty cổ phần hoặc hộ kinh doanh, nên có danh sách dữ liệu bắt buộc riêng.
Khi dùng đúng, Tallo Taka giúp dịch vụ thành lập doanh nghiệp không còn là một mớ file mẫu và tin nhắn rời rạc. Nó trở thành một quy trình vận hành có trạng thái, người phụ trách, hành động nghiệp vụ và điểm bàn giao rõ ràng cho dịch vụ kế toán sau đó.